Cómo migrar tu cuenta de Google a una nueva

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Ya sea que hayas superado tu dirección de correo electrónico de la era de la universidad y que desees una profesional, o si deseas cambiar su cuenta de nombre.apellido a algo más formal, lo hemos cubierto con una guía de migración de Google de principio a fin.

¿Por qué migrar a una nueva cuenta de Google?

Hay tanto contenido dentro de una cuenta de Google: correos electrónicos, registros de chat, archivos, contactos, calendario personal, etc., que no puedes alejarte de él y comenzar de nuevo si deseas un nombre de cuenta nuevo. Si deseas un nuevo nombre de cuenta porque odias el antiguo, necesitas una más profesional, o deseas que tu nombre de cuenta de Google refleje el nuevo nombre por el que quieres que te conozcan a partir de ahora, es muy conveniente llevar todos los correos electrónicos, contactos, entradas de calendario y más contigo a la nueva dirección.

En este tutorial vamos a guiarte en la transferencia de cada elemento transferible de tu antigua cuenta de Google a tu nueva cuenta para evitar que vuelva a ingresar todos tus datos antiguos o, peor aún, perderlos.

Nota: Si bien la mayoría de la gente probablemente usará esta guía para migrar simplemente de la cuenta A a la cuenta B, puede utilizar las técnicas aquí para consolidar servicios distribuidos en varias cuentas (por ejemplo, puede migrar los correos electrónicos desde la cuenta A, la cuenta B y Cuenta C, más la cuenta de Google Voice desde la Cuenta D en la nueva Cuenta E y así sucesivamente).

¿Qué necesito?

Para todas las secciones del tutorial, necesitarás:

  • El nombre de usuario y la contraseña de tus cuentas de Google nuevas y antiguas.
  • Opcional (pero muy recomendable): Un ordenador con dos navegadores web (o un navegador que admita navegación privada / modo incógnito) para que pueda iniciar sesión simultáneamente en ambas cuentas.

Para obtener la sección que detalla cómo migrar los correos electrónicos, archivos adjuntos y registros de chat de Gmail, necesitarás:

  • Una copia gratuita del cliente de correo electrónico de código abierto Thunderbird.

Es posible realizar los pasos en la sección de copia de seguridad y restauración de Gmail sin Thunderbird utilizando un cliente de correo diferente compatible con IMAP, pero el proceso con Thunderbird es tan fácil (e incluso hay una extensión auxiliar) que no podemos recomendar ningún otro cliente.

¿Qué debo conocer?

Antes de proceder, hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

  1. Aunque Google ha introducido algunas mejoras realmente importantes en la portabilidad de los datos en sus servicios e incluso mecanismos para transferir directamente el contenido de una cuenta a otra en algunos casos, no hay un simple proceso de un solo clic para descargar el contenido de una cuenta de Google en otra.
  2. Además, algunos de los procesos utilizados para transferir datos de una cuenta de Google a otra son destructivos, ya que una vez que autorices a Google a transferir los datos de la cuenta de tu cuenta anterior a tu nueva cuenta, éstos se eliminarán de forma permanente de la cuenta anterior. En cualquier momento que realices una transferencia unidireccional de datos, Google te avisará varias veces antes de que surta efecto.

Dicho esto, hemos utilizado todas estas técnicas para migrar varias cuentas de Google y nunca tuvimos un solo problema en el proceso (grande o pequeño). Sin embargo, lee atentamente y siempre asegúrate de que estás trabajando desde la antigua cuenta a la nueva cuenta (y nunca a la inversa).

1. Migrar tu Gmail, filtros y Chats de Google

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De todos los servicios que se beneficiarían enormemente de una herramienta de migración automática, Gmail está ciertamente en la parte superior de la lista. Lamentablemente, no hay un proceso automático para migrar tus mensajes o configuraciones de Gmail. Sin embargo, la migración manual de tu cuenta no es difícil (sólo requiere mucho tiempo si tienes años de mensajes que mover).

  • Configuración de Gmail para IMAP: Lo primero que debes hacer es iniciar sesión en Gmail con tus credenciales de inicio de sesión para poder comprobar algunas configuraciones. El punto crucial de toda la copia de seguridad de Gmail / Gchat es el sistema de correo electrónico IMAP.
  • Ves a Configuración -> Reenvío y POP / IMAP. En el acceso IMAP, asegúrate de que “Activar IMAP” esté marcada. Haz clic en Guardar cambios.
  • Ves a Configuración -> Etiquetas. Asegúrate de que cada etiqueta del sistema (que son esencialmente carpetas en el sistema IMAP) de la que deseas realizar una copia de seguridad tiene una marca de verificación para “Mostrar en IMAP”. Por defecto, “Chats” no está marcado, así que asegúrate de comprobarlo. Las únicas etiquetas que debes desmarcar durante este proceso son las etiquetas Spam y Papelera (ya que en realidad no tienes una razón convincente para migrar tu spam y basura a tu nueva cuenta de correo electrónico).

Exportación de tus filtros de Gmail: No todo el mundo utiliza filtros extensivamente, pero si te has tomado el tiempo para configurar filtros para administrar tu correo electrónico entrante, definitivamente quieres tomar un momento para respaldarlos.

  • Ves a Configuración -> Filtros. Cada filtro que has creado tiene una entrada distinta con una casilla de verificación junto a ella. Comprueba cada filtro del que deseas hacer una copia de seguridad y, a continuación, haz clic en el botón Exportar en la parte inferior. Tu navegador le pedirá que descargue “mailFilters.xml”. Pon este archivo aparte, no lo necesitamos por ahora.

Configura Thunderbird para conectarte a tus cuentas: ahora que hemos activado IMAP, podemos utilizar nuestro cliente de correo habilitado para IMAP para transferir todos nuestros correos electrónicos y registros de chat entre cuentas.

  • Después de instalar Thunderbird, ejecútalo. Sigue las instrucciones del asistente de configuración, conectando tu antigua cuenta de Gmail y su contraseña. Si no extrae automáticamente tu cuenta de correo electrónico, haz clic en el botón Obtener correo en la esquina superior izquierda para confirmar que Thunderbird puede conectarse.

Tómate un momento para revisar la lista de carpetas en Thunderbird. ¿Ves todas las etiquetas de Gmail? ¿Ves una carpeta con la etiqueta “Chats”? Si no ves la carpeta chats, no podrás realizar una copia de seguridad de los registros de chat de Google, así que asegúrate de que marcaste la casilla anteriormente.

  • Una vez que hayas conectado la información de inicio de sesión de tu antigua cuenta de Gmail y confirmado que puedes conectarte, es hora de agregar la información de inicio de sesión para tu nueva cuenta de Gmail. Haga clic en el icono Menú en la esquina superior derecha y vaya a Opciones -> Configuración de la cuenta.

En la parte inferior del panel de menú hay un menú desplegable denominado Acciones de cuenta. Haz clic en él y selecciona Agregar cuenta de correo. Introduce la información de inicio de sesión para tu nueva cuenta de Gmail. Ahora, en el panel de navegación principal de Thunderbird, deberías ver tanto tu antigua cuenta de Gmail como tu nueva cuenta de Gmail.

Instalación de un Add-on para copiar: Puedes copiar manualmente los archivos de correo electrónico y chat entre las carpetas, pero es un dolor enorme sin sistema de verificación. Si la copia manual sale en cualquier momento, te quedarás adivinando qué cosas se transfirieron y qué no.

En su lugar, vamos a utilizar un complemento para Thunderbird muy conveniente llamado, simplemente, Copy Folder. Haz clic en el botón de menú en la esquina superior derecha y seleccione Complementos. En el cuadro de búsqueda, también en la esquina superior derecha, escriba “Copiar carpeta”, o “Copy Folder” si no lo encuentra. El complemento específico que está buscando es Copy Folder de jwolkinsky. Este pequeño complemento es pura magia en ahorro de tiempo. Haz clic en Añadir a Thunderbird y vuelve a la interfaz principal de Thunderbird.

Una vez que hayas instalado el complemento, ves a Opciones -> Configuración de la cuenta. Dentro de la configuración de tu antigua cuenta de Gmail, asegúrate de que en la sección “Guardar mensaje de esta cuenta en este equipo” en Sincronización y almacenamiento esté marcada.

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Copiando tus carpetas y archivos a tu ordenador: Con Copy Folder instalado, estamos listos para continuar con la migración. Lo primero que debemos hacer es copiar el contenido de nuestra antigua cuenta de Gmail a nuestro ordenador. Es técnicamente posible hacer una transferencia desde una cuenta IMAP a otra cuenta  IMAP, pero copiándolo a tu ordenador primero reduce el riesgo de errores y tendrás una copia de seguridad local de toda tu antigua cuenta.

  • En Thunderbird, haz clic con el botón derecho en el listado superior de tu antigua cuenta de Gmail (por ejemplo, old.account@gmail.com). Seleccione Copiar a -> Carpetas locales -> Copiar aquí. Esto transferirá todo el contenido de tu antigua cuenta de Gmail a una carpeta bajo Carpetas locales etiquetada con tu antigua dirección de correo electrónico.

Si se trata de una cuenta antigua, prepárate para esperar. La transferencia de decenas de miles de correos electrónicos, archivos adjuntos y registros de chat puede llevar bastante tiempo. No te asustes si el proceso dura varias horas.

  • Copiando desde tu ordenador a tu nueva cuenta de Gmail: Una vez que la transferencia de su cuenta anterior a tu ordenador ha finalizado, es hora de mover los archivos desde el ordenador a tu nueva cuenta.

Hay una regla importante a tener en cuenta al copiar las carpetas. El directorio raíz de la máquina local es “Carpetas locales” y el directorio raíz de su nueva cuenta de Gmail es yournewusername@gmail.com. Necesitas que la estructura de carpetas coincida perfectamente al copiarla. Copiar carpetas y archivos siempre requerirá confirmación cuando seleccionas tus carpetas.

  • Tu confirmación de copia siempre debe indicar que estás copiando directorios coincidentes (por ejemplo, Carpetas locales -> Bandeja de entrada a Gmail -> Bandeja de entrada). Cada vez que no coincida (por ejemplo, Carpetas locales -> Bandeja de entrada a Gmail -> Bandeja de entrada -> Bandeja de entrada o cualquier otra variación impar) debe cancelar el proceso y volver a hacer la operación.
  • Repite este proceso para todas las carpetas locales que desees copiar en tu nueva cuenta de Gmail.

Importar tus filtros: Cuando el proceso haya terminado, inicia sesión en su nueva cuenta de Gmail. Vaya a Configuración -> Filtros. Haga clic en Import Filters (Importar filtros) en la parte inferior de la pantalla y seleccione el archivo MailFilters.xml que guardó durante el proceso de exportación de filtros en tu antigua cuenta de Gmail.

Configuración de reenvío: Este paso final no es necesario, pero es un ahorro de tiempo real. Habrá un período de tiempo en el que deseas supervisar tu antigua cuenta de correo electrónico para asegurarse de que no se pierda los mensajes importantes de las personas que no tienen tu información de contacto actualizada.

Puedes hacer dos cosas para hacer la supervisión de la cuenta antigua fácilmente. Mientras estás conectado a tu cuenta anterior, ves a Configuración -> Reenvío y POP / IMAP. En la parte superior, haz clic en Añadir una dirección de reenvío en tu nueva dirección de Gmail. Guarda los cambios y, a continuación, cierre la sesión, regresando a tu nueva cuenta de Gmail.

  • En la nueva cuenta de Gmail, ves a Configuración -> Filtros. Crea un filtro con el nombre de tu antigua dirección de correo electrónico (por ejemplo, youroldaccount@gmail.com). Configura esta opción para filtrar todos los mensajes de correo electrónico que lleguen desde tu antigua cuenta de Gmail, haz que no se incluyan en la bandeja de entrada y aplique la etiqueta youroldaccount@gmail.com. Ahora tendrás una etiqueta en tu nueva cuenta de Gmail que contiene todos los correos reenviados de tu antigua cuenta.

Después de un período de tiempo en el que ya no tengas la necesidad de mantener las pestañas en tu cuenta anterior, simplemente apaga el reenvío y elimina el filtro.

2. Cómo migrar tus Contactos y fechas de Google Calendar

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En la sección anterior, migramos Gmail y Gchat, los dos componentes de cuenta de Google que tienen el uso más frecuente para la mayoría de las personas. En esta sección, estamos migrando Calendario y Contactos, dos herramientas muy populares de Google.

Exportación de Google Calendar: El primer paso es iniciar sesión en tu antigua cuenta de Google y acceder a Google Calendar. Ves a Ajustes -> Calendarios (o Calendars). Haz clic en el enlace “Exportar Calendarios”. Se te pedirá que descargue un archivo titulado youroldaccount@gmail.com.ical.zip. Guarda el archivo.

Vamos a dar la vuelta e importar el calendario en tu nueva cuenta de Google; Sin embargo, necesitamos hacer una cosa primero. Tómate un momento para extraer el .ZIP que acabas de descargar. El interior será un archivo .ICS para cada uno de tus calendarios.

Importación de tu Google Calendar: Inicia sesión en tu nueva cuenta de Google y ves a la misma ubicación en la que estabas en tu cuenta antigua Configuración -> Calendarios. Crea un calendario nuevo para cada calendario único que deseas importar (más allá del básico). Por ejemplo, si en tu antigua cuenta de Google tenías tu calendario principal más un calendario de seguimiento de la aptitud que hiciste llamado Metas de ajuste, tendrías que crear un nuevo calendario en blanco en tu nueva cuenta de Google denominada “Metas de ajuste”.

Una vez que hayas terminado de crear los nuevos calendarios en blanco, haga clic en “Importar calendario”. Selecciona un archivo .ICS del zip que antes descargamos y, a continuación, selecciona el calendario en el que deseas importar el contenido de ese archivo .ICS. Repite este proceso hasta que se importen los calendarios primarios y secundarios.

Si alguno de los calendarios migrados era calendario compartido, ponte en contacto con el propietario del calendario para que acceda a tu cuenta nueva (puede exportar calendarios compartidos de su cuenta anterior a la nueva, pero los permisos de visualización / edición no vienen con el archivo de calendario y debe ser restablecido por el propietario del calendario).

Exportar tus contactos de Google: la migración de tus contactos de Google es tan fácil como el calendario. Inicie sesión en su antigua cuenta de Google y extraiga sus contactos. Mientras en la página principal haga clic en el botón Más y seleccione Exportar.

Se te pedirá que especifique exactamente qué contactos desea exportar. El valor predeterminado es “Todos los contactos”, pero puedes elegir grupos individuales que hayas creado si lo deseas. Además de seleccionar los contactos, también puedes seleccionar el formato. Ya que sólo vamos a proceder a la importación de nuevo en Google, lo dejamos como el formato CVS de Google. Se te pedirá que descargues un archivo llamado “google.cvs”.

Importar tus contactos de Google: Inicia sesión en tu nueva cuenta de Google, accede a la página de contactos y vuelve a hacer clic en el botón Más. Esta vez vamos a seleccionar Importar.

Simplemente selecciona el archivo google.cvs que guardaste en el paso anterior y haz clic en Aceptar. Esto importará todos tus contactos: nombres, números, grupos y todos, en tu nueva cuenta de Google.

Ahora sería un momento perfecto para revisar tu lista de contactos y decidir a quién necesitas enviar un “Hey! Tengo una nueva dirección de correo electrónico! “.

3. Cómo transferir tu número de Google Voice a una nueva cuenta

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La transferencia de tu cuenta de Google Voice es un proceso simple, pero ten en cuenta que si no observas algunas precauciones básicas, vas a tener un mal momento (y potencialmente perderás tus datos de Google Voice y tu Google Número de voz).

Hay puntos clave que hay que tener en cuenta antes de proceder.

  • En primer lugar, si transfieres un número de Google Voice a una cuenta de Google que ya tiene un número de Google Voice, el número migrado (y los datos asociados) sobrescribirán el número y los datos de la nueva cuenta. La gran mayoría de vosotros siguiendo esta guía se trasladará de una antigua cuenta establecida a una nueva, por lo que esto muy probablemente no será un problema.
  • En segundo lugar, si estás en la situación de tener un número de Google Voice en la cuenta en la que desea migrar todo, debes asegurarte de que las dos cuentas tengan PIN de seguridad diferentes (si no lo hacen, la transferencia fallará).
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Estas reglas y algunas precauciones más se describen en la herramienta paso a paso de Google Voice Transfer Assistant. Te recomendamos que sigas cuidadosamente cada paso para confirmar que tiene la información correcta para la cuenta de migración y la nueva cuenta alineada antes de continuar. Una vez que hayas hecho eso, puedes saltar a la herramienta de transferencia de cuenta real.

La herramienta de transferencia de cuenta te guiará a través de la autorización de la transferencia desde tu cuenta anterior a tu nueva cuenta. Aparte de comprobar que el número y las cuentas coinciden antes de presionar el botón Transferir cuenta, no hay nada más de lo que tengas que preocuparte.

Ten en cuenta que el proceso de transferencia llevará de 5 a 7 días.

4. Cómo transferir tus documentos y archivos de Google Drive a una nueva cuenta

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Hay una manera fácil y difícil de transferir todos los documentos de Google Drive entre cuentas. Si estás migrando entre dos cuentas en el mismo dominio (por ejemplo, old.account@gmail.com a new.account@gmail.com), el proceso es muy simple. Si estás transfiriendo entre dos cuentas en dominios diferentes, es un poco más complicado.

Estoy transfiriendo entre cuentas en el mismo dominio: ¡Genial! Esta es la manera mas facil. Inicia sesión en tu antigua cuenta de Google Drive. Selecciona todos los documentos que desees transferir a tu nueva cuenta (puedes simplemente “seleccionar todos” en la interfaz principal o agrupar temporalmente los archivos que deseas transferir a una carpeta).

Una vez que los archivos están seleccionados, haz clic derecho y agrega la dirección de correo electrónico de tu nueva cuenta como colaborador. Guarda los cambios. Una vez que tu nueva cuenta es un colaborador en todos los documentos que desea compartir de su cuenta anterior, la magia puede suceder. Haz clic con el botón derecho en el menú desplegable azul junto a la entrada de su nueva cuenta como colaborador y seleccione “Es propietario”. ¡Eso es! Acaba de transferir la propiedad de todos sus documentos a su nueva cuenta.

Estoy transfiriendo entre cuentas en diferentes dominios: Esto no es tan fácil como una transferencia entre dominios, pero todavía es factible (solo conlleva un paso extra y una instalación de software menor).

En primer lugar, debes compartir todos los documentos de tu cuenta anterior con tu nueva cuenta. Para facilitar este proceso de transferencia, recomendamos encarecidamente crear una carpeta denominada “Migración”. Mueve todo lo que deseas transferir a esa carpeta de migración y comprueba que se comparte con tu nueva cuenta.

Segundo, instala la aplicación de escritorio de Google Drive en tu ordenador. Inicia sesión con tu nueva cuenta. Este paso es crítico: No inicies sesión con la cuenta antigua que contiene los documentos que desea migrar, inicia sesión con la nueva cuenta que desea tener la propiedad de los documentos antiguos.

Abre la carpeta en tu ordenador. Verás la carpeta “Migración”. Haz clic derecho en él. Cópialo. Por tonto que sea, no puedes cambiar la propiedad de los documentos dentro de Google Drive (al menos entre diferentes dominios), pero puedes descargarlos a tu computadora de esta manera, eliminando los permisos de manera efectiva y luego hacer una copia (De la que su nueva cuenta tendrá plena propiedad).

No necesitas la aplicación Google Drive de escritorio una vez que hayas copiado todos los archivos de migración; Siéntete libre de desinstalarlo si no planeas usarlo como parte del flujo de trabajo de Google Drive en el futuro.

5. Cómo transferir tu perfil de Google + a tu nueva cuenta

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Al continuar con la tendencia de todos los servicios-tienen-sus-caprichos, la transferencia de tu perfil de Google+ de una cuenta a otra es fácil, aunque peculiar.

  • Para empezar, debes crear un perfil de Google+ en la cuenta a la que desesa migrar. Es una peculiaridad extraña, pero no puedes migrar un perfil antiguo de Google+ a una cuenta que aún no haya habilitado Google+. Ni siquiera necesitas completar el perfil en la nueva cuenta, sólo llegar lo suficientemente lejos en el proceso de introducir tu nombre.
  • Una vez que hayas habilitado Google+ en la nueva cuenta, es hora de recoger los datos de la cuenta anterior. Visita Google Takeout y busca la entrada en la lista denominada “Círculos de Google +”. En la entrada de Google+ hay un enlace que dice “Transferir sus conexiones de Google+ a otra cuenta”.
  • Haz clic en ese enlace y, cuando te lo solicite, inicia sesión en la cuenta secundaria (aquella en la que deseas migrar el perfil). Se te pedirá que confirmes que está seguro de que desea transferir el perfil (porque al igual que la migración de Google Voice, ésta es permanente). Al igual que tuviste que esperar hasta una semana en la transferencia de Google Voice (por motivos de seguridad), también tendrás que esperar una semana en su transferencia de perfiles de Google+.

6. Migrando otros servicios de Google

Además de las técnicas que ya hemos descrito aquí, hay una herramienta de automatización basada en Google que puede manejar la migración de cuenta a cuenta para muchos (pero no todos) los servicios de Google. Lo que es extraño en esta herramienta automatizada es que está tan oculta que es inaccesible para la mayoría de los usuarios.

Inicia sesión en tu cuenta antigua y visita tu Panel de control de Google. Si tienes suerte, habrá un pequeño enlace en la esquina superior derecha que dice “Puedes mover datos de esta cuenta”. Haz click en eso. Si no ves ese enlace allí (y por alguna razón muchas, muchas personas no lo hacen), puedes intentar obligar a Google a abrir la puerta a la herramienta de migración automática mediante el siguiente enlace:

https://www.google.com/dashboard/migration/?srcAccount=source@gmail.com&dstAccount=destination@gmail.com

Reemplace “source@gmail.com” y “destination@gmail.com” por los nombres de usuario de tus cuentas antiguas y nuevas. Sigue las instrucciones para seleccionar los servicios de la cuenta antigua que deseas migrar a la nueva cuenta. Ten cuidado de omitir la migración de Google+ y Google Voice, ya que ya las hemos migrado. Prepárate para confirmar varias veces que deseas migrar los datos.

7. Guardando todo lo demás con Google Takeout

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Nuestro último paso no es tanto la migración sino la captura de todo lo que queda en tu antigua cuenta de Google. Google ofrece un servicio, conocido como Google Takeout, que te permite descargar todo, desde datos de contacto hasta los elementos destacados en Google Reader.

Usar Takeout es una excelente forma de obtener todos los datos disponibles de su cuenta anterior antes de darle la espalda. Ves a Google Takeout. La vista predeterminada muestra todos los servicios de los que puede extraer datos. Puedes obtenerlo todo simplemente haciendo clic en “Crear archivo” o puedes hacer clic en “Elegir servicios” para seleccionar los servicios de los que deseas exportar los datos.

Puede llevar algunos minutos para construir el archivo, así que puede que desees comprobar la casilla “Enviarme un correo electrónico cuando esté listo” para que no tengas que sentarte y esperarlo.


Además de todos los trucos y herramientas que hemos descrito aquí, Google también ofrece sugerencias y trucos adicionales para transferir manualmente los datos entre servicios (ya sea que necesites hacerlo porque la herramienta de migración falló o ese servicio en particular no admite la migración) Así que asegúrate de comprobar si tienes más preguntas acerca de un servicio en particular.

 

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